Selección, valoración, revisión de plazos de conservación y eliminación de documentos caducos.

Con apego a las enseñanzas y la guía del maestro David Eduardo Ruíz Silera, presidente de la Red de Archivistas Michoacanos A.C. y por indicaciones de la alcaldesa de Jacona, Adriana Campos, se llevan a efecto trabajos de clasificación y ordenamiento de documentos del Archivo Municipal, bajo la responsabilidad de Arturo Ceja Arellano.

Al momento se han contabilizado una cantidad global de 560 cajas con diferentes documentos, provenientes de las dependencias municipales de administraciones pasadas y del ayuntamiento actual, de las cuales se está revisando el contenido de cada uno de los documentos, para ser catalogados, relacionados, foliados y colocados por separado acorde a términos de valoración, selección, plazos de conservación, baja documental y técnicas de eliminación.

Tal como señala el catálogo de disposición documental, todos los documentos son revisados para que, en base a su valor histórico, fiscal, contable o administrativo, ubicarlos en un Archivo de concentración del cuadro general de valoración documental, mediante una ficha técnica de valoración, que señala los plazos de conservación.

Dichos plazos son los siguientes: los de trámite que aún podrían ocuparse durante cuatro años. Después de ese tiempo se revaloran para la depuración, separan los que ya no ameritan conservación de los que deben conservarse, y pasan al Archivo de Concentración, donde permanecen durante otros ocho años más, que en suma hacen doce años.

Pasado ese lapso, deben volver a valorarse para depurar los innecesarios y elegir los que deben pasar al Archivo Histórico, en el cual deben permanecer de por vida.

Sobre cada caja que contiene documentos históricos, se coloca un documento guía, que especifica el contenido, la cantidad de documentos, características y valor.

Actualmente se requiere el análisis de todos los documentos anteriores al año 2008 para que, en base a los plazos anteriores, los que no tengan valor se autorice su baja para la depuración por la vía de la destrucción.